RENCANA dan PERENCANAAN

Rencana ialah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Setiap rencana mengandung dua unsur ”Tujuan” dan unsur ”Pedoman”. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan  rencana. Dengan kata lain perencanaan diproses oleh perencana yang hasilnya adalah rencana.

Pengertian perencanaan

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan kegiatan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Proses perencanaan memiliki 5 tahap

1. Menetapkan tujuan/serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana/serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
5. Membuat sistem evaluasi kinerja apa yang direncanakannya.

Tujuan perencanaan

1. Menunjukkan arah.
2. Mengurangi ketidakpastian.
3. Meminimalisir pengulangan langkah.
4. Mengatur standar untuk pengawasan.

Perencanaan dilakukan untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Maksud Perencanaan (Purpose of Planning) adalah :

1. Salah satu fungsi manager yang meliputi seleksi atas alternative tujuan,  kebijakan, program dan prosedur pelaksanaan.
2. Pada dasarnya adalah memilih dan menetapkan berbagai persoalan yang terjadi apabila suatu alternatif cara bertindak diketemukan.
3. Sebagian besar merupakan pekerjaan membuat hal-hal terjadi sebagaimana dikehendaki .
4. Adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan secara sadar berdasarkan keputusan yang menyangkut tujuan, fakta dan prediksi ramalan.
5. Menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik sesuai pada tujuan.
6. Adalah satu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan.
7. Menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.
8. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh pekerjaan.
9. Membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
10. Memberikan suatu landasan untuk pengendalian waktu, sumber daya dan biaya.

Jenis-jenis Rencana.

1. Objective atau sasaran. Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya, agar dapat dipahami dan ditafsirkan  oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, rasional, ideal, agar dapat dicapai oleh orang banyak, supaya perencanaan tidak mengambang.
2. Policies atau kebijakan. Adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berfikir dan arah dalam pengambilan keputusan.
3. Prosedure atau urutan menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas masa depan.
4. Rules atau aturan. Suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus di taati.
5. Program atau urutan. Suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana secara kongkrit.
6. Budget atau anggaran. Suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang.
7. Action atau tindakan. Menentukan tindakan-tindakan pada masa datang untuk mencapai tujuan.
8. Metode atau cara adalah hasil penentuan cara pelaksakaan suatu tugas dengan pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.

Asas-asas Perencanaan.

1. Contribution to objective.  Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus    ditujukan  kepada percapaian tujuan yang obyektif.
2. Efficiency of plans. Suatu perencanaan menjadi efisien jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.
3. Organizing, Staffing, Directing dan Controlling, perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, seorang pemimpin tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.
4. Pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana itu. Tidak ada seorang manajer pun yang tidak mengerjakan perencanaan.
5. Planning premise (patokan perencanaan). Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab patokan perencanaan dapat menunjukan kejadian yang akan datang.
6. Policy frame work (Kebijakan pola kerja). Kebijakan ini mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja dan program tersusun.
7. Prinsiple of timing (asas waktu) perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.
8. Connection of Planning. Tata hubungan perencanaan. Perencanaan dapat di susun dan dikordinir dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan di laksanakan.
9. Principle of alternatives. Alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
10. Limiting factor. . Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada factor-faktor yang strategis dan dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan asas pembatasan faktor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.
11. Commitment principle. (asas keterikatan). Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
12. Flexibility. Perencanaan yang efektif memerlukan kelenturan, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.
13. Navigation change. (ketetapan arah). Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.
14. Strategis planning. (Perencanaan strategis ). Dalam kondisi tertentu manager harus memilih tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan perencanaan agar tujuan tercapai dengan efektif.

Syarat-syarat rencana yang baik adalah:

1. Rencana harus mempunyai tujuan yang jelas, obyektif, rasional, dan cukup menantang untuk   diperjuangkan.
2. Rencana harus mudah di pahami.
3. Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
4. Rencana harus dikerjakan oleh sekelompok orang.
5. Rencana meliputi semua tindakan yang dilakukan.
6. Rencana harus sensitif terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa merubah tujuannya.

Fungsi Perencanaan